يُعد تتبع المخزون وإدارة الفواتير والعملاء جزءاً أساسياً لنجاح أي نشاط تجاري. ولمساعدتك في تنظيم هذه العمليات بكفاءة، نقدم لكم برنامج المخازن المجاني المصمم بالكامل على الإكسل.
هذا البرنامج هو أداة قوية وسهلة الاستخدام تتيح لك إدارة كل ما يتعلق بالمخازن، من تكويد الأصناف، وتسجيل بيانات العملاء والموردين، إلى إصدار فواتير البيع (الصادر) وفواتير الشراء (الوارد)، مع نظام تقارير متكامل.
في هذا الدليل، سنشرح كيفية استخدام البرنامج خطوة بخطوة.
شاهد الشرح بالفيديو
للحصول على شرح مرئي وتطبيقي مفصل، يمكنك مشاهدة الفيديوهات التالية على قناتنا:
- الجزء الأول: استعراض عام للبرنامج (إضافة الأصناف والعملاء والفواتير)
- الجزء الثاني: صلاحيات المدير، التقارير، والكميات المتبقية
الخطوة الأولى: تحميل وتشغيل البرنامج
- بعد تحميل ملف البرنامج، قد تحتاج إلى فك ضغطه (كلمة السر لفك الضغط هي
20 30 40). - عند فتح ملف الإكسل لأول مرة، سيظهر لك شريط أصفر أعلى الصفحة. اضغط على زر “تمكين التحرير” أو “Enable Editing”.
- قد يظهر شريط أمان آخر. إذا ظهر، اضغط على “تمكين المحتوى” أو “Enable Content” للسماح بتشغيل وحدات الماكرو.
- مهم جداً (لنسخ الإكسل الحديثة): إذا لم يعمل البرنامج، أغلق الملف، واضغط كليك يمين على أيقونة الملف، اختر “خصائص” (Properties)، ومن تبويب “عام” (General)، ستجد خيار “أمان” (Security) بالأسفل، قم بتأشير مربع “إلغاء الحظر” (Unblock) ثم اضغط “موافق” (OK).
الخطوة الثانية: تسجيل الدخول
يحتوي البرنامج على نظام أمان بصلاحيات مختلفة:
- دخول المدير: يمتلك كافة الصلاحيات، بما في ذلك الاطلاع على التقارير وإدارة المستخدمين.
- اسم المدير:
ياسر - كلمة السر:
1234
- اسم المدير:
- دخول المستخدم: يمتلك صلاحيات العمليات اليومية (إضافة فواتير، أصناف، عملاء) ولا يمكنه رؤية التقارير أو لوحة التحكم.
- اسم المستخدم:
حسن(أواحمدفي إصدارات أخرى) - كلمة السر:
2345
- اسم المستخدم:
الخطوة الثالثة: تكويد وإدارة الأصناف (بيانات المنتج)
هذه هي شاشة إضافة المنتجات التي تتعامل بها إلى المخزن.
- لإضافة منتج جديد:
- اكتب اسم المنتج، وكود الصنف (إن وجد)، ووحدة القياس (مثل: كيلو، علبة، كرتونة).
- اضغط على زر “إضافة”.
- لتعديل منتج:
- اضغط على اسم المنتج من القائمة ليتم عرض بياناته في الخانات.
- قم بإجراء التعديل المطلوب (مثل تغيير الاسم أو الوحدة).
- اضغط على زر “تعديل”.
- للبحث (التصفية):
- يمكنك كتابة جزء من اسم المنتج أو كوده في خانة البحث.
- اضغط “تصفية” وستظهر لك النتائج المطابقة فقط.
- لإظهار كل المنتجات مرة أخرى، احذف ما في خانة البحث واضغط “تصفية”.
الخطوة الرابعة: تسجيل العملاء والموردين
يحتوي البرنامج على شاشتين منفصلتين لـ “بيانات العملاء” و “بيانات الموردين”، وكلاهما يعمل بنفس الطريقة تماماً.
- لإضافة عميل أو مورد جديد:
- املأ البيانات: الاسم، رقم الهاتف، العنوان، إلخ.
- اضغط على زر “إضافة”.
- للتعديل أو الحذف:
- اختر العميل أو المورد من القائمة.
- قم بالتعديل المطلوب ثم اضغط “تعديل”، أو اضغط “حذف” لإزالته.
- للبحث (التصفية):
- استخدم خانات البحث (بالاسم، بالهاتف، بالمدينة) للعثور على عميل أو مورد معين.
الخطوة الخامسة: إصدار الفواتير (فاتورة عميل وفاتورة مورد)
هذا هو قلب البرنامج، حيث تسجل حركات البيع (الصادر) والشراء (الوارد).
أ. إنشاء فاتورة جديدة:
- اذهب إلى شاشة “فاتورة عميل” (للبيع) أو “فاتورة مورد” (للشراء).
- اضغط على زر “فاتورة جديدة”.
- اختر العميل (أو المورد) من القائمة المنسدلة.
- اضغط على زر “إضافة إلى الفاتورة” لتثبيت العميل في رأس الفاتورة.
ب. إضافة الأصناف إلى الفاتورة:
- من قائمة “اختر المنتج”، حدد الصنف الذي تريده.
- أدخل “الكمية” المباعة أو المشتراة.
- أدخل “سعر الوحدة” (سعر البيع أو الشراء).
- اضغط “إضافة” لإدراج الصنف في الفاتورة.
- كرر الخطوات لإضافة باقي الأصناف.
ج. تعديل فاتورة سابقة:
- بدلاً من الضغط على “فاتورة جديدة”، اذهب إلى قسم “تعديل فاتورة”.
- ابحث عن الفاتورة التي تريدها (باستخدام اسم العميل والتاريخ).
- اضغط “تعديل فاتورة”.
- ستظهر لك بيانات الفاتورة، يمكنك الآن إضافة أصناف جديدة إليها أو حذف أصناف قديمة منها.
د. طباعة الفاتورة:
بعد الانتهاء من الفاتورة (سواء جديدة أو معدلة)، اضغط على زر “طباعة فاتورة” لفتح شاشة الطباعة المخصصة، ومنها يمكنك إعطاء أمر الطباعة مباشرة.
الخطوة السادسة: التقارير ولوحة التحكم (خاص بالمدير)
لا يمكن الوصول لهذه الشاشات إلا عند الدخول بحساب “المدير”.
- لوحة التحكم (المستخدمين):
- من هنا يمكن للمدير رؤية جميع المستخدمين المسجلين على النظام وكلمات السر الخاصة بهم، ويمكنه تعديلها.
- تقرير الفواتير:
- يعرض سجلاً كاملاً بكل فواتير البيع والشراء التي تمت، مع إمكانية التصفية بالتاريخ أو اسم العميل/المورد.
- تقرير الأصناف (الأهم):
- هذا التقرير هو ملخص حركة المخزون.
- يعرض لكل منتج:
إجمالي الوارد(كل ما تم شراؤه)،إجمالي الصادر(كل ما تم بيعه)، والمتبقي(الكمية الحالية في المخزن).
📥 تحميل برنامج المخازن الجاهز
لتوفير وقتك، قمت بإعداد القالب الجاهز للتحميل المباشر.
نأمل أن يكون هذا الشرح وافياً. هذا البرنامج البسيط يمكن أن يكون نواة ممتازة لتنظيم أعمالك ومتابعة مخزونك بدقة وسهولة.
